Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich Okręg Zachodniopomorski: grudnia 2015

Uczestnicy: przedstawicielki i jeden przedstawiciel piętnastu kół OS SBP - nr 1 Szczecin, nr 2 Szczecin, nr 3 Szczecin, nr 4 Chojna, nr 6 Gryfice, nr 7 Gryfino, nr 8 Kamień Pomorski, nr 10 Nowogard, nr 9 Szczecin, nr 11 Police, nr 13 Stargard, nr 14 Świnoujście, nr 16 Myślibórz, nr 17 Choszczno, nr 19 Międzyzdroje – oraz Zarząd Oddziału Szczecińskiego SBP i przewodnicząca Zarządu Okręgu Zachodniopomorskiego SBP – Cecylia Judek.

Sprawy organizacyjne:

1. Nowy schemat sprawozdania rocznego z działalności kół OS SBP / Kalendarium wydarzeń w Okręgu Zachodniopomorskim SBP

Zarząd OS SBP wprowadza nowy schemat sprawozdania rocznego z działalności kół. Ma on na celu ujednolicenie zapisu informacji oraz osiągnięcie lapidarności treści, która ułatwi dalsze opracowanie podanych informacji. Dodatkowym elementem nowego sprawozdania jest zawarcie w nim punktu dotyczącego planowanych wydarzeń w kołach na rok następny (jubileusze / nagrody / odznaczenia / przejścia na emerytury / itd.). Dzięki niemu Zarząd OS SBP będzie mógł stworzyć kalendarium imprez w OS SBP na rok bieżący, który pozwoli na przygotowanie w odpowiednim czasie dyplomów / listów granulacyjnych / innych pism okolicznościowych, odwiedzin w kołach; czy zaplanowanie w budżecie podarunków okolicznościowych.

Schemat został opracowany przez Martę Kurzyńską (Koło nr 9, ZG OS SBP). Do końca roku można zgłaszać uwagi do przedstawionego schematu (m.kurzynska@muzeum.szczecin.pl, m.bartosik@ksiaznica.szczecin.pl). Schemat będzie obowiązywał w sprawozdaniu za 2015.

2. Wymogi Bazy Członków OS SBP

Alicja Łojko (Koło nr 1, sekretarz ZG OS SBP) - administrator Bazy Członków OS SBP - przypomniała o:

- konieczności przesyłania deklaracji nowych członków kół do Zarządu OS SBP w celu podjęcia uchwały o przyjęciu danej osoby w poczet organizacji i odnotowanie tego faktu w Bazie Członków SBP;

- konieczności zgłaszania zmian związanych z członkami, np.: zmiana nazwiska, przejścia do innego koła, śmierci członka, przyznanych nagród/odznaczeń/wyróżnień.

3. Przepływ informacji w kołach OS SBP

Przewodnicząca OS SBP - Małgorzata Bartosik - przypomina o konieczności przekazywania informacji mailowych przesyłanych przez ZG OS SBP do przewodniczących / członków zarządów kół do szeregowych członków danego koła. Informowanie o bieżących wydarzeniach na poziomie OS SBP i SBP / ofercie warsztatowej / itd. należy do obowiązków zarządów kół SBP.

4. Identyfikacja wizualna SBP

ZG OS SBP przypomina o konieczności wykorzystywania logo SBP w:

- korespondencji prowadzonej przez koła z instytucjami / organizacjami zewnętrznymi;

- w trakcie imprez organizowanych / współorganizowanych przez SBP.

Jeżeli SBP jest współorganizatorem imprezy / wydarzenia to należy pamiętać i przypilnować, aby informacja o tym została umieszczona w widocznym miejscu oraz zaakcentowana na wszystkich dystrybuowanych materiałach informacyjnych.

5. Budowanie więzi z OS / OZ SBP

ZG OS SBP prosi o zapraszanie przewodniczących zarządów Oddziału Szczecińskiego i Okręgu Zachodniopomorskiego na ważne spotkania / jubileusze w macierzystych bibliotekach członków kół OS SBP.

6. Składki członkowskie SBP

W związku z niejasnościami w sprawie zasad płacenia składek członkowskich SBP ZG OS SBP przypomina, że:

- niepłacenie składek oznacza skreślenie z listy członków SBP;

- urlop macierzyński / wychowawczy nie zwalnia z płacenia składek;

– zmiany w zasadach płacenia składek może wprowadzić tylko walny okręgowy zjazd delegatów (na ostatnim zjeździe walnym delegatów OZ SBP wprowadzono zmniejszoną składkę dla emerytów).

7. Obowiązuje nowy formularz deklaracji członkowskiej SBP

Dostępny na stronie SBP: www.sbp.pl/wstap_do_sbp

8. Rozliczenia finansowe kół OS SBP

Agata Michalska (Koło nr 1) - skarbnik OS SBP - zgłosiła uwagi w sprawie prowadzenia właściwej księgowości w kołach:

- składki członkowskie powinny być przysyłane na konto OS SBP;

- w przypadku organizowania kiermaszu na warunkach zbiórki publicznej, pieniądze w przeciągu miesiąca powinny trafić na konto OS SBP, które następnie opłaca faktury donacyjne lub przekazuje pieniądze donacyjne do dyspozycji danego koła;

- faktury związane z dzielnością koła muszą być wystawiane na OS SBP.

Dane do faktur:

Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich Oddział Szczeciński

Książnica Pomorska im. Stanisława Staszica

ul. Podgórna 15/16

70-205 Szczecin

NIP: 852-25-47-871

Bank: Credit Agricole

Numer konta: 73194010763062252200010000

6. Plany działań OS SBP na lata 2016-2017

6.1. Konkurs na gazetki SBP – 2016

Zarząd Główny SBP zamierza ogłosić konkurs na gazetki / tablice informacyjne kół SBP, prezentujące bieżące wydarzenia z życia kół. Szczegóły konkursu zostaną przekazane po jego ogłoszeniu.

Celem organizacji konkursu jest zainicjowanie tej formy działalności informacyjnej na poziomie kół i oddziałów SBP, która upublicznia i popularyzuje funkcjonowanie SBP.

6.2. Wojewódzki Dzień Bibliotekarza – 2016

Zarząd Okręgu Zachodniopomorskiego SBP zdecydował, że WDB 2016 powinien zostać zorganizowany przez Oddział Szczeciński SBP (w latach ubiegłych święto bibliotekarzy organizował Oddział Koszaliński). Przewodnicząca OS SBP zaapelowała o zgłaszanie się kół, które miałby możliwość podjęcia wysiłku organizacyjnego WDB 2016. W trakcie spotkania padły dwie propozycje miejsc: wioska Wikingów w Wolinie i MBP w Gryficach. Już dzień po spotkaniu Koło OS SBP nr 6 w Gryficach po rozmowach z dyrekcją MBP Gryfice wstępnie potwierdziło chęć zorganizowania Wojewódzkiego Dnia Bibliotekarza 2016. Impreza odbyłaby się w Pałacu w Rybokartach. ZG OZ i ZG OS SBP będzie współuczestniczyć w pokryciu kosztów organizacji tego wydarzenia.

6.3. Obchody 100 Lecie SBP – 2017

• Kongres Bibliotekarzy Województwa Zachodniopomorskiego - Książnica Pomorska, 15 czerwca 2017 r. - trzy bloki tematyczne: ludzie SBP, działacze, liderzy, osobowości; rola SBP; działalność organizacji zawodowej wczoraj i dziś.

• Wydawnictwo jubileuszowe – monografia ukazująca działalność i historię kół SBP w woj. zachodniopomorskim. Redaktorem wydawnictwa będzie dr Agnieszka Borysowska (wiceprzewodnicząca ZG OS SBP), która wkrótce roześle wytyczne treściowe, techniczne i terminowe dotyczące jego zawartości.

• Wystawa ukazująca sylwetki działaczy SBP woj. zachodniopomorskiego

Apel do zarządów kół OS SBP o namysł nad materiałami tekstowymi / ikonograficznymi na kongres, do publikacji i na wystawę.

Krzysztof Marcinowski (dyrektor MBP Szczecin) i Lucjan Bąbolewski (dyrektor KP Szczecin) wystąpią do Urzędu Marszałkowskiego o środki finansowe na organizację kongresu.

7. Szkolenia

Marta Kostecka (Koło nr 3, ZG OS SBP) – prezentacja „Kanały komunikacyjno - informacyjne OS SBP”.

Komunikacja w oddziale Szczecińskim SBP, 14 grudnia 2015 from Marta Kostecka

W prezentacji:

• Kanał informacyjny Oddziału Szczecińskiego SBP – Facebook:

www.facebook.com/OSSBP/

Administrują przewodniczące kół OS SBP, po uprzednim zgłoszeniu takiej chęci do Marty Kosteckiej / marta.kostecka6@gmail.com .

• Kanał informacyjny Okręgu Zachodniopomorskiego SBP – blogspot:

sbpoz.blogspot.com/

Administrują: Marta Kostecka / marta.kostecka6@gmail.com i Marta Kurzyńska / m.kurzynska@muzeum.szczecin.pl. Informacje z materiałem ikonograficznym zostają umieszczone po ich przekazaniu administratorkom.

• Kanał informacyjny Okręgu Zachodniopomorskiego SBP – strona SBP:

www.sbp.pl/uzytkownik/zaloguj_sie

Informacje dodaje KAŻDY SBP-owicz po zalogowaniu. Logowanie: kłódka w prawym górnym rogu strony SBP. Zmiany najlepiej zgłaszać telefonicznie: 22 608-28-25.

__________________________

Justyna Kowalska (Koło nr 1) – prezentacja „Archiwizacja dokumentów w kołach SBP”.

Zarząd Okręgu Zachodniopomorskiego SBP powołał zespół ds. wdrożenia instrukcji archiwizacyjnej dokumentów w kołach SBP. Osobą wydelegowaną z ramienia OS SBP ds. archiwizacji jest Justyna Kowalska.

Instrukcja kancelaryjna jest nadal w fazie nanoszenia poprawek opracowywanych przez zespół w Zarządzie Głównym SBP. Gotowy dokument zostanie rozesłany do poszczególnych kół OS SBP.

Przedstawiona prezentacja przybliżała już przyjęte zasady archiwizacji dokumentów.

Uwaga: Koła mogą / powinny prosić instytucje macierzyste o użyczenie miejsca do przechowywania swojej archiwalnej dokumentacji w archiwach zakładowych. Przekazanie dokumentów do archiwum zakładowego powinna poprzedzić stosowna uchwała.